Játékosan tanulás

DAMON ZAHARIADES: TO-DO LIST FORMULA könyvismertető

A működő feladatlisták készítésének stresszmentes módja

2019. november 2. | |  0 |

DAMON ZAHARIADES: TO-DO LIST FORMULA könyvismertető

Előfordult már Veled is, hogy több feladat volt a listádon a nap végén, mint a nap elején? Jártál már úgy, hogy annyira nyomasztott a sok feladat, hogy nem is tudtad mihez kezdj hozzá, végül elkezdtél valami teljesen mást csinálni, hogy eltereld a figyelmed? Akkor ez a könyv Neked szól.

Mi a célja a feladatlistának?

  1. Lehetővé teszi a munkanapod irányítását, tudod min kell dolgoznod, mit tehetsz félre.
  2. Képes leszel betartani a határidőket.
  3. Biztosítja, hogy a megfelelő feladatokon dolgozz a megfelelő időben.
  4. Elkerülheted, hogy a tűzoltásra pazarold az idődet.

A szerzőről

Damon Zahariades éveket töltött olyan cégeknél, ahol órákon át tartó felesleges értekezletekkel töltötték az időt. Később elhatározta, hogy kiszáll a mókuskerékből. Manapság azon kívül, hogy ő a szerzője több mint 10 időgazdálkodási és produktivitási könyvnek, blogot is indított ebben a témában az ArtofProductivity.com oldalon.

A könyv tartalma

A termelékenységi paradoxon: a feladatlistán szereplő feladatok 41%-a sohasem lesz befejezve. Íme egy érdekes statisztika:

  • 41% sohasem lesz befejezve.
  • 50% egy napon belül készül el.
  • 18% egy órán belül készül el.
  • 10% egy percen belül készül el.

Feladatlistát gyártunk, hogy termelékenyebbek legyünk, de a feladatok 41%-a a kukában végzi.

Miért nem tudjuk befejezni a feladatlistán szereplő elemeket?

#1: Félreértjük a feladatlista célját

A feladatlista legfőbb célja a tennivalók rendszerezése. Sok ember egyszerűen csak felír mindent, ami az eszébe jut.

#2: Nem rendelünk határidőt a feladatokhoz

A feladatlista határidő nélkül inkább kívánságlista. Ha nincs határidő, a legtöbb ember halogatja a megvalósítást. A határidők segítenek, hogy az egymással versengő feladatok közül a céljaink megvalósításához vezető legmegfelelőbb tevékenységet válasszuk.

#3: Túl hosszú a listánk

A túl hosszú listák nem működnek, ennek több oka is van.

  1. Összezavarnak – a túl sok elem elvonja a figyelmet a lényegtől
  2. Nem reálisak – teljesen kizárt, hogy a végére érjünk
  3. Elbátortalanítanak – mindennap kudarcélményünk van
  4. Halogatásra szoktatnak – az agyunk megszokja, hogy a be nem fejezettség elfogadható.
#4: Túl sok téma szerepel a listában, nincs kapcsolat a különféle feladatok között
  1. A túl sok téma a kisebb ellenállás felé terel bennünket, mint például megnézni a Facebook-üzeneteket.
  2. A túl nagy variáció azt is jelenti, hogy a megvalósítás hosszabb időt vesz igénybe.
  3. A sok variáció növeli a stresszt
#5: Túl sok választási lehetőséget hagyunk magunknak

Minden reggel úgy ébredünk, hogy tele vagyunk lehetőséggel, napközben rengeteg döntést kell meghoznunk, estére pedig már a legapróbb döntés is fárasztónak tűnik. Ezt döntési fáradtságnak hívják.

#6: Nem adunk értelmet a feladatoknak

Ha nem rendeljük hozzá a miértet a feladatokhoz, sokkal könnyebben halogatjuk azokat. 

#7: Túl általános feladatokat határozunk meg

A nagy feladatokat fel kell bontani kisebb részfeladatokra.

#8: A feladatok nincsenek hozzárendelve a céljainkhoz

Ha a feladatok nincsenek célokhoz kapcsolva, nehéz eldönteni, melyik feladat visz előbbre a céljaink megvalósításában. A negatív érzelmek hátrányosan befolyásolják a Feladatlistát, ha rossz kedvünk van, kevesebb feladatot tudunk kipipálni. A szerző felsorol 10 elterjedt Feladatlista rendszert elemezve ezek erős és gyenge pontjait, majd leírja az általa javasolt módszert 10 lépésben:

A hatékony feladatlista készítésének 10 lépése

1. lépés: Válasszuk szét a jelenlegi és a jövőbeli feladatokat!
2. lépés: Határozzuk meg a feladatok kívánt kimenetelét, eredményét!

Ha nem gondolunk a feladat pozitív eredményére könnyen elcsábulhatunk kellemesebb tevékenységek irányába. A feladat mellé írjuk oda az áhított hozadékát is!

3. lépés: A projekteket bontsuk le önálló feladatokra!

Egy nagyobb projektnél sokszor azt érezzük, nem is tudjuk hol kezdjünk hozzá és ez könnyen eltéríthet bennünket a szándékunktól, inkább bele sem kezdünk. Ezért a projektet fel kell darabolni kisebb menedzselhető feladatokra.

4. lépés: Rendeljünk határidőt minden feladathoz!

A határidők segíthetnek, hogy a fontos feladatokat szem előtt tartsuk, hogy növeljük a hatékonyságunkat és termelékenységünket. A határidőknek nem kell mindig nagyon pontosnak és kőbe vésettnek lenniük. 

5. lépés: Az aktuális feladatok számát csökkentsük hétre! 

Hét feladat még menedzselhető, de sokkal több nem.

6. lépés: Rendszerezzük a feladatokat projekt, típus, vagy hely szerint!

A szerző javasolja, hogy készítsünk egy elkülönített listát minden projektnek, típusnak és helynek.

7. lépés: Tisztítsuk meg a listát a felesleges feladatoktól!

A tisztítás növeli a hatékonyságot, átláthatóbbá teszi a listát. Esélyes jelöltek a törlésre:

  1. Kívánságok
  2. Nem világos feladatok
  3. Egyértelmű feladatok
  4. Elhatározások, szándékok
8. lépés: Becsüljük meg az egyes feladatok időigényét!

Ennek elhanyagolása az egyik leggyakoribb és legártalmasabb hiba.

9. lépés: Rendeljünk minden feladathoz egy cselekvésre utaló igét!

A cselekvő igék arra sarkallják az agyat, hogy elvégezze az adott feladatot. Például „Szülinapi torta Petinek” helyett azt írjuk a feladatokba, hogy „Szülinapi tortát venni Petinek”, vagy „Vacsora a szüleimmel” helyett „Felhívni anyut és leegyeztetni a vacsora időpontját”! Az igék pontosan megmutatják, mit kell tennünk.

10. lépés: Jegyezzük fel melyik feladathoz van mások tevékenységére is szükség!

A feladat mellé jegyezzük fel, kitől, milyen inputot várunk és azt is, hogy mikor!

Kiegészítő tippek

  1. tipp: Készítsünk egy „Néhány perces feladatok” listát! Ezek nem kerülnek a fő feladatlistánkba, ha felszabadul néhány percünk, válasszunk ezekből, végezzük el és húzzuk ki!
  2. tipp: Végezzünk heti és havi felülvizsgálatokat!
  3. tipp: Időnként frissítsük a céljainkat!
  4. tipp: Ne ragadjunk bele egy módszerbe, fejlesszük tovább, ha kell!
  5. tipp: Építsünk fel saját rendszert és kövessük azt!
  6. tipp: Legyünk következetesek!

Offline vagy Online vezessük a feladatlistánkat?

A papír-ceruza módszer előnyei:
  • Az írás jobban bevésődik az agyba.
  • A papír alkalmazkodik, akármilyen jegyzetelési módszert választunk.
  • Nem kell aggódnunk a szoftver frissítések miatt.
  • A jegyzetfüzetet könnyű magunkkal vinni bárhová és nem igényel karbantartást.
  • Nincs annál jobb érzés mint kipipálni egy feladatot, egy gomb megnyomása nem adja meg ugyanzet az érzést.
Az online feladatlista előnyei:
  • Nagyon könnyű rendszerezni.
  • Könnyű egy elemet egyik listáról a másikra átrakni.
  • Sok online alkalmazás lehetővé teszi, hogy emlékeztetőket állítsunk be a feladatokhoz. 
  • A projekteket és feladatokat többszintű egymásba ágyazott rendszerbe szervezhetjük.
  • Az online eszközök lehetővé teszik, hogy a feladatlistánkat összekössük a naptárunkkal, így a feladatokhoz rendelt időkeret nem ütközik más programokkal.

Nem kötelező, de készíthetünk egy „Elvégzett feladatok” listát is. Ennek előnye, hogy elégedetté tehet bennünket ha látjuk mennyi feladatot elvégeztünk.

Összefoglalás

A feladatlista az egyik legegyszerűbb eszköz a feladatkezelő rendszerekben, mégis sokan rosszul használják, sokak életét megkeseríti, mivel sohasem jutnak a feladatlista végére. Erre 8 féle okot sorol fel a szerző. A könyv célja, hogy minél hamarabb elkedzj használni egy jól működő hatékony feladatlista-rendszert. Ehhez egy 10 lépéses képlet tartozik. Mind az online, mind a hagyományos (offline) listakészítésnek vannak előnyei, tapasztald ki, neked melyik válik be és alakítsd ki a saját rendszeredet! A lényeg, hogy kezdd el használni minél hamarabb!

Értesülj elsőként az újdonságokról, iratkozz fel a hírlevélre!

Feliratkozom

tanulási módszer

Hozzászólás

A hozzászóláshoz be kell jelentkezned.

Facebook-hozzászólásmodul